Nätverksgruppsträff med Ex Ante Ekonomi
Den 28 augusti träffades ELFs nätverksgrupp Ex Ante Ekonomi och diskuterade tid.
Tid - hur effektiv kan du och ekonomifunktionen vara?
Kan människans tid mätas och bedömas av klockan eller är det dags att tänka om? 
Bodil Jönssons Tio tankar om tid var inspirationskälla till höstens första nätverksträff Ex Ante Ekonomi.
Olika modeller av tid – hur kan årscykler se ut?
I en årscykel ingår intensiva arbetsperioder där rutinjobb, rapporter, deklarationer, bokslut eller liknande uppgifter ska vara avklarade vid fasta deadlines. Rutintiden varvas med ”reflektionstid” där det finns möjlighet att utföra sitt arbete med ett något mindre pressat schema. Här ska det finnas utrymme för kreativitet, nya tanker och reflektion kring hur man kan utveckla sitt team, tänka på strategiska frågor eller helt enkelt skapa framtiden i sin funktion. De två sista parametrar som präglar årscykeln är återhämtningstiden (semestern och helgdagar) och ställtiden som behövs för att komma igång med en uppgift.
3 olika typer av årscykler
Modell Konsult i redovisningsbranschen
Typ A: Har en ”mörk period” med mycket hög belastning i årets första kvartal och cirka 12 tillfällen för reflektionstid per år i form av kurser, nätverksträffar eller liknande. Stänger av mobiltelefon utanför jobbet och ser till att få tid för lång sommarledighet.
TYP B: Konstant och jämn arbetsbelastning. Stänger inte av telefonen och kollar email även på fritiden. Känner att tekniken underlättar och känner sig stressad av att inte vara ”uppkopplad”
Modell Controller
Varje månad produceras olika rapporter med mycket hög belastning, hinner inte med ”reflektionstid” emellan pga. stor tillgänglighet. 1-2 gånger per år ” större påfyllning” av reflektionstid i form av kurser, dock inget regelbundet. Korta moment av reflektionstid också under pendlingen, fotbollsträning eller andra tillfällen utanför jobbet. Ifrågasätter starkt om det verkligen krävs den mängden av ekonomisk information som behöver produceras.
Historisk överblick över tidsbegreppet – Tofflers tredje vågen samhälle!
Det amerikanska forskarparet Alvin och Heidi Toffler har i decennier beskrivit framtiden och samhället. Den berömda boken "Tredje vågen" (1982) beskrev informationssamhället som ett helt nytt skede i mänsklighetens historia. I den boken beskrivs den tid vi nu lever i som en enorm omvälvning som förändrar allt.
Den första vågen var enligt Toffler jordbrukssamhället, den andra vågen industrisamhället och den tredje vågen informationssamhället. Lika revolutionerande som skiftet var när jordbrukets folk lämnade landsbygden och flyttade in till städerna. Lika stor är omställningen när industrisamhället ersätts med informationssamhället. Det är kunskap det handlar om och förmågan att förädla kunskapen och dela med sig av den.
De olika epokerna som Tofflers beskriver påverkar människans syn på tid. I jordbrukssamhället var naturen och årstiderna ramen som styrde tidsuppfattningen. Många av dagens högtider som till exempel jul, påsk eller midsommar har en stark anknytning till årstiderna och är fortfarande en självklar del i dagens kultur. I industrisamhället blev klockan den bestämmande parametern. Begreppet ”time is money” blev den normen som präglade och präglar både ekonomi och samhälle. En viss tidsenhet kunde nu mätas och likställas med ett visst värde. Samtidigt innebar detta också att enbart tid som användes för att producera en vara eller en tjänst som genererade pengar hade ett värde. Om denna tid inte genererar några pengar så är varan eller tjänsten av mindre eller helt utan värde.
Det postindustriella dilemmat med tiden
Enligt Toffler är vi på väg till ett kunskapssamhälle där klockan som universellt mått inte räcker till längre. Människans verklighet är betydligt mer komplex och osäker än i industrisamhället. Detta ställer nya krav, till exempel kan arbetstiden inte längre regleras av ”ren produktionstid”. Samhället och ekonomin reagerar på den nya informationstekniken med decentralisering och individualisering. Kunskap och inte längre produktionskraft kommer vara den avgörande drivkraften till allt.
Ska resultat mätas istället för tid?
Om industrisamhällets stämpelklocka inte längre räcker som mått, vilken annan enhet ska då ersätta den? Om kunskap inte kan mätas mekaniskt så borde man kanske titta på resultatet istället? Tiden i sig säger ingenting om den kunskap, kvalitet och komplexitet som en produkt består av. Inom ekonomistyrning är Balanced Scorecard (BSc) ett försök att analysera och bedöma en verksamhet. Tanken är att inte bara finansiella mått och resultat belyses utan även icke finansiella nyckeltal som tillsammans ska ge en mer nyanserad bild av verksamhetens tillstånd och välmående. Exempel på detta kan vara organisationen (har den blivit effektivare?), eller miljön (har större andelar av produktionsavfall gått till återvinning?), eller forskningen (har vi blivit mer innovativa?).
Kravet på effektivitet och reducerad ledtid riskerar att motarbeta viljan till innovation och strävan efter kreativitet. Frågan är då om vi står inför ett paradigmskifte där det inte längre finns ett enkelt och mätbart svar (tid) på om det har blivit bättre (resultat)? Till denna fråga kommer vi att återkomma till vid senare träffar med EFLs nätverkgsgrupp Ex Ante Ekonomi.
Artikel Tid-hur effektiv kan du och ekonomifunktionen vara? (pdf)